Vaihto-opinnot

Tämän tekstin tarkoituksena on helpottaa vaihtoon lähtemistä antamalla konkreettiset ohjeet vaihtohakemuksen tekoon. Teksti käsittelee Aallon sisäistä vaihtohakua eli vaihtohaun ensimmäistä vaihetta.

Vaihto-opiskelu on loistava tilaisuus kehittää kielitaitoa, tärkeitä työelämätaitoja ja tutustua uusiin kulttuureihin. Hakemiseen sisältyy jonkin verran paperityötä; vaihdon opintosuunnitelman tekeminen, kielitodistuksen ja opintorekisterisuorituksen hankinta ja joskus motivaatiokirjeenkin kirjoittaminen – mutta palkkana on todennäköisesti yksi parhaimmista ja opettavaisimmista jaksoista opinnoissasi.  SCIn aloja vastaavat vaihtokohteet löytyvät Aallon MoveOn -portaalista valitsemalla korkeakouluksi SCI. Jos haluat opiskella vaihdossa muuta kuin jotain SCIn aloista, katso myös muiden tekniikan alan koulujen vaihtokohteita.

Tärkeää: Aalto on vahvistanut uudet yhtenäistetyt vaihto-opiskelun periaatteet kevään 2021 aikana. Uudet periaatteet astuvat voimaan 1.8.2021 ja ne otetaan käyttöön ensimmäisen kerran marraskuun 2021 tekniikan alan Japani-haussa, koskien lukuvuodeksi 2022-23 vaihtoon hakevia. Varmistathan, että seuraat hakuhetkellä oikeita ohjeita ja katso tarkemmin Intosta. Näissä seuraavaksi alkavissa ohjeissa ohjeet ovat jo uusien periaatteiden mukaisesti.

Seuraavaksi kerromme opiskelijan näkökulmasta hyvät periaatteet vaihtoon hakemiseen:

 

Milloin ja miten?

Vaihtoon haetaan usein kandin 2. vuoden keväällä tai siten, että vaihto sijoittuu juuri kandi- ja maisteritutkinnon välimaastoon. Yksi kätevä ajoitus vaihdolle on lähteä silloin, kun maisteritutkinto on vielä tyhjänä edessä eli sinulla on laajat mahdollisuudet valita vaihdossa suoritettavia opintoja. Vaihtoon voi hakea syksyisin (vain seuraavaksi kevääksi) ja keväisin (seuraavaksi syksyksi tai seuraavaksi kevääksi tai koko vuodeksi), mutta joihinkin kohteisiin haetaan eri aikaan esim. Japaniin. Vaihto kestää 3-12kk ja useimmilla se alkaa tammi-helmikuussa tai syyskuussa.

Jos olet aloittanut opinnot Aallossa kandiopiskelijana, tulee sinulla olla Aallon sisäisen vaihtohaun hetkellä Aallon opintorekisterissä vähintään 30 opintopistettä ja vähintään 2,00 keskiarvo voidaksesi hakea vaihtoon. Vastaavasti, jos olet aloittanut opiskelun Aallossa vasta maisterivaiheessa, sinulle ei ole määriteltyä opintopistevaatimusta hakuvaiheessa mutta sinulla tulee olla takana yksi läsnäolokausi Aallossa ja vähintään 2,00 keskiarvo, jotta voit hakea vaihtoon.

Vaihtohaku on kaksiosainen, joista ensimmäisessä eli Aallon sisäisessä haussa päätetään ketkä Aalto asettaa ehdolle hakijoiksi vaihtokohteeseen. Jos vaihtokohteeseen hakee enemmän hakijoita kuin on paikkoja, valitaan opiskelijat opintomenestysindeksin (ent. tunnusluku) mukaan. Mitä ahkerammin ja mitä paremmilla arvosanoilla olet opiskellut, sitä parempi mahdollisuus päästä haluttuun kohteeseen. Tämä johtuu opintomenestysindeksin kaavasta, jossa mitataan, kuinka tehokkaasti opiskelija on opiskelut yliopistouransa aikana.

 

Opintomenestysindeksi = (suoritetut opintopisteet * keskiarvo) / (läsnäolleet lukukaudet*)

Case: Petteri opiskelee kolmatta vuotta ja hakee tammikuussa vaihtoon. Hän on ollut läsnä 6 lukukautta (1. syksy, 1. kevät, 2.syksy, 2.kevät, 3. syksy, 3. kevät), joista poisluetaan meneillään oleva lukukausi (3.kevät). Hänen opintojen keskiarvo on 3.8 ja opintopisteitä 150. Näin opintomenestysindeksi on (150 * 3.8) / 5 = 114.

*läsnäolokausien huomioimistapa on muuttunut uusien periaatteiden myötä. Hakuhetkellä meneillään olevaa lukukautta ei enää lasketa mukaan läsnäolokausien määrään.

 

Vaihtoon hakemisen toisessa vaiheessa kohdeyliopisto päättää Aallon nimittämien hakijoiden hyväksymisestä. Jos annettuja ohjeita noudattaa huolellisesti, yleensä kaikki Aallon nimittämät ehdokkaat pääsevät vaihtoon haluamaansa yliopistoon. Toiseen vaiheeseen tulee omat ohjeet Aallon puolelta syksyllä (kevät vaihdoissa) tai keväällä (syksy vaihdoissa). Näin ollen keskitymme tässä tekstissä ensimmäiseen vaiheeseen.

 

Vaihto-opintojen sisällyttäminen HOPSiin

Moni infon opiskelija sisällyttää vaihdon aikana suoritetut opinnot kansainväliseen sivuaineeseen tai vapaavalintaisiin opintoihin. Kun vaihdon jälkeen hyväksytät vaihdon aikana suoritetut opinnot, muutetaan niiden arvosanat hyväksytty / hylätty skaalalle. Vaihdon aikana suoritettavien opintopisteiden määrät ovat myös tärkeitä, sillä Aalto jakaa vaihto-opintoihin annetun apurahan kahtena osana. Koko apurahan saamiseksi kandien tulee suorittaa vaihdon aikana 30 op / lukukausi ja maisterivaiheessa opiskelevien 24 op / lukukausi (Jos vaihtosuunnitelman kursseista yksikin kurssi tullaan hyväksi lukemaan kanditutkinnon puolelle, opiskelija katsotaan Aallon sisäisessä haussa kandihakijaksi).

 

 

Vaihtohakemuksen tekeminen

Vaihtohakemus tehdään Aallon MoveOn alustalla. Opiskelijalla on mahdollisuus valita kolme vaihtokohdetta järjestyksessä. Jos opiskelijaa ei valita mihinkään näistä ja hän on hakemuksessaan merkannut kiinnostuksen lisäpaikkaan, tarjotaan hänelle “wild card” mahdollisuus, jolla hän voi hakea vaihtokohteisiin, joissa on vielä tilaa opiskelijoille.

Hakemukseen kirjoitat perustiedot itsestäsi ja liität mukaan tarvittavat dokumentit.

Tärkeimmät dokumentit:

  1. Study plan / Learning agreement
  2. Aallon kielitodistus tai kansainvälinen kielitesti (esim. IELTS)
  3. Opintosuoritusote (ladataan weboodista)

Joskus mukaan saatetaan vaatia muutakin esimerkiksi motivaatiokirje.

 

Dokumentti 1. Study plan / Learning agreement

Vaihtoa varten on tehtävä “Study plan” (Erasmus-vaihdossa käytetään termiä Learning agreement) eli suunnitelma siitä, mitä kursseja aikoo ottaa vaihtokohteen yliopistosta ja miten sisällyttää ne opintoihin. Sekä Study plan että Learning Agreemeent -dokumenttipohjat löytyvät Aallon sivuilta (kohdasta ohjeita opintosuunnitelman tekemiseen) Word-tiedostona sekä täytettävänä PDF:nä. Vaihtokohteen kurssitiedot löydät kohdekohtaisista tiedoista Destination databasesta, minkä lisäksi pitää aina katsoa kurssivalintoihin liittyvät ohjeet myös kohteen omilta webbisivuilta mahdollisten päivitysten varalta. Etenkin Euroopan Erasmus-kohteissa on lähes aina sovittuna jokin tietty ala, jonka kursseja opiskelijan tulee kohteessa opiskella. Tarkista aina kohdekohtaisesti, voitko ottaa pelkästään kanditason vai myös maisteritason kursseja.

Tärkeintä on valita kursseja, jotka mahtuvat ja sopivat sisällön puolesta omaan tutkintoon, esim. sivuaineopintoihin tai vapaavalintaisiin. Vaihtokohteen kursseja, joilla on sama sisältö kuin mitä olet jo Aallossa suorittanut, ei voi valita. Kurssisuunnitelmassa tulee olla joko 30 opintopistettä tai 24 opintopistettä riippuen opintojen vaiheesta (ks. aiempi kohta HOPSista). Myös pääaineen kursseja voi olla mahdollista korvata vaihdossa suoritetuilla kursseilla, kunhan kysyy korvattavan kurssin vastuuopettajalta ja opintosuunnittelijalta luvan.

Infon opintosuunnittelija (Susanna Reunanen) on oikea henkilö auttamaan, jos tarvitset apua vaihdon kurssisuunnitelman tekemisessä eli jos et tiedä, minkälaisia kursseja voisit vaihdon aikana opiskella tai missä kohtaa tutkinnossasi olisi vielä tilaa vaihtokursseille.

Study plan vaatii opintosuunnittelijan (Susanna Reunanen) ja ohjelman vastuuprofessorin (Risto Sarvas) hyväksynnän ja nimikirjoitukset jo tässä vaiheessa hakua. Ole liikkeessä ajoissa vaihtohaun kanssa, jotta varmasti saat hankittua nimikirjoitukset ennen Aallon sisäisen haun deadlinea. Kun vaihtosuunnitelmat ovat valmiit eli olet valinnut vaihdossa suoritettavat kurssit lisää vaihto-opinnot Sisu-hopsiin. HOPS-ohjeita löydät Intosta: https://into.aalto.fi/display/fikandsci/Opintojen+suunnittelu . Lähetä vasta tämän jälkeen vaihtosuunnitelmat opintosuunnittelijalle ja professorille.

 

Prosessi Study Plan / Learning Agreement hyväksynnässä
  1. Lähetä valmiit suunnitelmat ensin hyväksyttäväksi opintosuunnittelijalle, joka tarkistaa kaiken olevan ok ja että valitsemasi kurssit todellakin sopivat tutkintoosi.
  2. Opintosuunnittelijan tarkistusten jälkeen professori vahvistaa suunitelman vielä omalla hyväksynnällään.
  3. Kun opintosuunnittelijan ja professorin (ja omasi!) allekirjoitukset ovat vaihtosuunnitelmissa, ovat ne valmiit liitettäväksi mukaan vaihtohakemukseen. Erasmus-vaihtoon hakevat eivät tarvitse Learning agreementiin vielä tässä vaiheessa Erasmus-koordinaattorin allekirjoitusta. (Huom: näihin ohjeisiin voi tulla muutoksia, jos siirtyminen sähköisiin vaihtosuunnitelmiin onnistuu vuoden 2021 aikana. Tarkista aina siis vielä Intosta!).

 

Dokumentti 2. Kielitodistus

Melkein kaikkiin vaihtokohteisiin vaaditaan jonkinlainen kielitodistus. Usein Aallon kielitodistus riittää melkein kaikkiin vaihtokohteisiin, mutta joskus kohde saattaa vaatia todistusta kansainvälisestä, maksullisesta kielitestistä (esim. TOEFL, IELTS).

Monet eurooppalaiset yliopistot vaativat hakijoilta CEFR-kielitaitotason todistavan kielitodistuksen. CEFR-kielitaitotasomerkityn kielitodistuksen saa, kun on käynyt kohteen vaatiman tasoisen (esim. B1-englanti) Aallon kielikurssin. Jos sinulla näkyy kohteen vaatimaa kielitaitotasoa vastaava kielikurssi Aallon suoritusotteella, et tarvitse erillistä kielitodistusta Aallon sisäiseen hakemukseen.

Toinen tapa saada kielitodistus ilman kurssia ja siten ilman CEFR-tasomerkintää, on varaamalla ajan kielikeskuksen opettajan kanssa, joka testaa kielitaitoasi ja kirjoittaa todistuksen. Edellä mainittu keskustelu on kestää noin 30 minuuttia ja on hyvin rento. Ajan saa varattua MyCoursesista ”English Language Certificate Service” -kurssialueelta: https://mycourses.aalto.fi/course/view.php?id=9721 . Tällä opettajan tekemällä kielitodistuksella ilman CEFR-tasomerkintää voi hakea kohteisiin, jotka eivät vaadi hakijoilta jotain tiettyä CEFR-kielitaitotasoa.

Vinkki: Mikäli sinulta puuttuu Aallon kielikurssi ja tarvitset nopealla aikataululla todistuksen CEFR-tasostasi (esim. B2-englanti), on korvaavuus mahdollista saada A-englannin yo-kokeiden laudaturilla tai eximialla. Ole yhteydessä Aallon kielikeskukseen sähköpostitse, niin saat lisätietoja.

Jos opiskelet jo maisteritutkintoa eli Aallon opintorekisterissä sinulla näkyy infon kanditutkinto suoritettuna ja tutkinto-ohjelmana infon maisteriohjelma, et tarvitse erillistä kielitodistusta Aallon sisäisen vaihtohakemuksen liitteeksi, koska kaikkien  Aallon maisteriohjelmien opetuskieli on englanti ja lähtötasoltaan CEFR B1-B2. Tarkista aina kuitenkin kohdekohtaiset ohjeet, poikkeuksia voi olla (eli kaikki kohteet eivät hyväksy opetuskielen mukaan myönnettyä kielitodistusta).

Jos mitään epävarmuutta kielitaitovaatimusten kanssa, varmista asia vaihtokohteesta vastaavan Aallon vaihtosuunnittelijan kanssa, koska kielitaitovaatimukset voivat vaikuttaa mahdollisuuksiisi hakea kohteisiin.

 

Dokumentti 3. Opintosuoritusote

Opintomenestysindeksin laskemista varten opiskelija liittää hakemukseen mukaan myös opintosuoritusotteensa. Tämän löytää Weboodista kohdasta työkalut -> suoritusote opintotodistus. Sieltä tiedoston voi ladata pdf-muodossa.

 

 

Konkreettinen esimerkki koko vaihtohausta

Kenneth päätti hakea vaihtoon talviloman jälkeen. Kennethiä kiinnosti lähteä Singaporen kohteeseen, johon vaadittiin kielitodistus, study plan ja motivaatiokirje. Hän ei ole kuitenkaan suorittanut englanninkielen kurssia Aallossa. Näin ollen Kenneth googlasi ja löysi Intosta ohjeet varatakseen haastatteluajan Aallon kielikeskukselta todistaakseen kielitaitonsa. Haastattelu saatiin seuraavalle viikolle ja hän kävi englanninopettajan kanssa rennon keskustelun, joka kesti puoli tuntia. Tästä Kenneth sai sähköpostiinsa kielitodistuksen. Tämän jälkeen Kenneth kävi lataamassa Weboodista opintosuoritusotteensa hakemusta varten.

Sitten study planin pariin. Kenneth katsoi, mitä kursseja kohdeyliopistolla on tarjolla vaihto-opiskelijoille. Hän otti sivuaineeksi “kansainvälisen sivuaineen” eli hän pystyi valitsemaan melkein mitä vaan kursseja kohdeyliopistosta ja sisällyttää ne omaan opintosuunnitelmaan. Hän myös tarkisti, kuinka monta opintopistettä yksi Singaporen opintopiste on suhteessa Aallon opintopisteeseen. Kenneth haki toiseenkin singaporelaiseen yliopistoon, joten hän tarkisti edellä mainitut tiedot uudelleen tähän toisen kohteeseen liittyen. Kun hän oli valinnut kurssit molemmista kohteista, kirjoitti hän kurssit Aallon tarjoamalle “Study plan” Word-pohjalle – kumpaankin kohdetta varten oma suunnitelmansa – ja lähetti ne sähköpostilla opintosuunnittelijalle (Susanna) ja Infon vastuuprofessorille (Risto).

Kennethin hakemaan yliopistoon vaadittiin motivaatiokirjettä. Tämä on noin sivun mittainen englanninkielinen teksti, jossa kerrotaan syitä, miksi haluaa kyseiseen yliopistoon ja mitä hän tarjoaisi yliopistolle. Kenneth kirjoitti siitä, kuinka hän oli toiminut opiskelijatoiminnassa tutorina ja on innokas opettamaan suomalaisesta kulttuurista (siskonmakkara, kummeli, muumit) singaporelaisille.

Viikon päästä hänen sähköpostiinsa tuli infon opintosuunnittelijan sekä vastuuprofessorin hyväksymät ja allekirjoittamat study planit. Kenneth siirtyi seuraavaksi Aallon Moveon alustalle, jossa hän teki varsinaisen vaihtohakemuksen ja liitti mukaan allekirjoitetut study planit, kielitodistuksen, motivaatiokirjeen ja opintosuoritusotteen. Kenneth teki vaihtohakemuksensa runsaasti ennen tammikuun loppua, joka on deadline vaihtohakemuksille. Kenneth sai kuulla tuloksen helmikuun viimeisellä viikolla. Hän tuli Aallon nimittämäksi!

Seuraavaksi Kenneth lähettää kohdeyliopistoon erillisen hakemuksen Aallon antamien ohjeiden mukaan ja odottaa kutsua Aallon lähtöorientaatioon vaihtoon lähteville opiskelijoille, missä hän saa paljon hyödyllistä tietoa lähtövalmisteluista ja tapaa toisia samaan kohteeseen tai samalle alueelle hakevia Aallon opiskelijoita.

 

To Do List

  1. Katso ajoissa ajankohta vaihdolle ja suunnittele, mihin kohtaan kurssit sopisivat henkilökohtaisessa opintosuunnitelmassasi eli HOPSissa
  2. Dokumentti 1. Tee study plan / learning agreement, eli käy kohdeyliopiston sivuilla omatoimisesti katsomassa heidän kurssivalikoimansa ja pyydä ohjelman opintosuunnittelijan + vastuuproffan nimmarit
  3. Dokumentti 2. Hanki kielitodistus. Tämä onnistuu sujuvasti esimerkiksi käymällä Aallon Kielikeskuksen tarjoaman kielikurssin, joka täyttää kohdeyliopiston vaatimuksen (esim. B2-taso, suullinen ja kirjallinen eli o+w)
  4. Dokumentti 3. Lataa Opintosuoritusote Weboodista (Työkalut -> Suoritusote opiskelutodistus)
  5. Tee hakemus, liitä dokumentit ja lähetä vaihtohakemus MoveOnissa

SCIn vaihtoasioiden suunnittelija Mari Dagnall (exchanges-sci@aalto.fi) auttaa, jos kysyttävää!